News

Netzwerkdokumentation bei AESCULAP

All it takes to operate

Fast jeder, bei dem schon mal ein chirurgischer Eingriff vorgenommen wurde, ist mit ihren Produkten in Berührung gekommen. AESCULAP in Tuttlingen ist ein weltweit führender Produzent von Instrumenten, Implantaten und Geräten für die chirurgischen Kernprozesse. Die rasanten Fortschritte in der Medizintechnik im allgemeinen und den chirurgischen Methoden im besonderen zog ein entsprechendes Firmenwachstum nach sich, welches sich auch in einer schnell wachsenden Kommunikationslandschaft widerspiegelte. Bei der Suche nach einem flexiblen und ganzheitlichem Dokumentationssystem für die schnell wachsende Netzinfrastruktur entschied man sich für CabDoc.

Präzision hat Tradition - und das seit 1867, als alles mit der Produktion von chirurgischen Instrumenten begann. Das Unternehmen wandelte sich vom Familienbetrieb bald zur Aktiengesellschaft mit Niederlassungen in Berlin, New York, London, Paris und anderen Metropolen. Mit dem Bau einer neuen Fabrik in 1899 hielt man den Anschluss an die Anforderungen des Industriezeitalters und war in Tuttlingen technisch auf der Höhe der Zeit. Ebenso wie in der Gegenwart, als nach der Integration in die B. Braun Melsungen AG mit dem Aesculapium (1995) ein zukunftsweisendes Trainingszentrum und der Benchmark-Factory (2001) eine hochmoderne Produktionsanlage für orthopädische Implantate entstand.

Das Kommunikationssystem sind die Adern des Organismus AESCULAP in der Planung, Fertigung, Prüfung (Messtechnik), Lagerung, Vertrieb und Verwaltung also dem gesamten Unternehmensprozess, in welchem über 2000 Mitarbeiter für reibungslose Abläufe sorgen. Die Gewährleistung derselben setzt selbstverständlich eine hohe Verfügbarkeit aller Kommunikationseinrichtungen voraus, deren Vernetzung und Verkabelung ständig überwacht werden muss, damit Störungen rechtzeitig erkannt und behoben werden können.

Doch genau hier lag bis vor Kurzem eine bekannte Schwachstelle. Es fehlte nicht an den Strukturen und hochwertiger IT-Ausstattung und auch nicht am Know-how der Mitarbeiter, das Problem war, dass der Überblick über die gesamte Netzwerk IT-Infrastruktur, die in den vorangehenden Jahren so schnell gewachsen war, allmählich verloren gegangen ist.

Kurz: Es fehlte einfach eine aktuelle unternehmensweite Dokumentation des Netzwerkes. Das gesamte Wissen über die Kabel und Netzwerk-Infrastruktur war über zahlreiche Hausdatenbanken und Papierdokumente verstreut, welche mehr oder weniger zusammenhanglos ein schwer zu kontrollierendes Dasein fristeten. Das erschwerte die Suche bei Störungen ganz erheblich, denn bei den Informationen, die man erhielt, wusste man nie ob diese noch aktuell waren oder nicht.

So fanden sich z. B. in der Bauabteilung die Geschosspläne, die jedoch keine Einträge über die verlegten Anschlussdosen enthielten. Man wusste zwar, dass ein Kabel in eine bestimmten Etagenabschnitt verlegt war, doch die genaue Lage und Bezeichnung einer Anschlussdose musste stets im Bedarfsfall exploriert werden. Das kostete Zeit, Nerven und schließlich Geld. Die Auswirkungen aufs Tagesgeschäft waren z.T. ganz erheblich. Im Bereich der historisch gewachsenen Verkabelung für die Telefonie fehlte der Überblick über freie ungenutzte Reserven, sodass oft überflüssigerweise neue Kabel auf dem Firmencampus verlegt worden sind. Einschließlich begleitender Baumaßnahmen kann dies schnell mal zehntausende Euro verschlingen.

"Es ist", so der Leiter des IT-Bereiches bei AESCULAP Matthias Wagner, "als ob man ständig im Trüben fischt." Anfang 2002 wurde die Entscheidung getroffen, hier rasche Abhilfe zu schaffen und die komplette IT-Infrastruktur neu aufzunehmen und zu dokumentieren. Fehlte nur noch das geeignete Tool, an welches man zumindest folgende Anforderungen stellte:
Es sollte intuitiv (ohne abstrakte alphanumerische Eingaben) von jedem Arbeitsplatz aus zu bedienen sein. Mehrere Anwender sollten gleichzeitig damit arbeiten können und bestehende Hausdatenbanken nach Möglichkeit angebunden bzw. integriert werden können.

Des weiteren wurden folgende Skills gesetzt:

• Abbildung von 4 Generationen Kommunikationstechnik (vom 2-Draht-Kabel bis zum Wireless Lan)
• Flexibilität im Hinblick auf Umzüge, Umbauten und Erweiterungen
• Unterstützung der schnellen Fehlerermittlung im Supportfall
• Einsatz als zuverlässiges Planungsintrument von allen Positionen im Betrieb.

Auf der Suche nach einem geeigneten Tool wurde man schließlich auf der CeBIT 2002 in Hannover fündig. Die Entscheidung für den Einsatz von CabDoc fiel kurze Zeit später.

Im Sommer 2002 startete man zunächst mit einem Pilotprojekt, welches die Dokumentation von zwei Gebäuden mit rund 700 Anschlusspunkten umfasste. Da die bestehende Dokumentation auf Papier größtenteils nur fragmentarisch war, ging man im Hinblick auf die gewünschte Ergebnisqualität bereits in der Pilotphase keine Kompromisse ein, sondern machte eine grundlegende Istaufnahme über die abzubildende Infrastruktur.

In der Vorbereitungsphase beschäftigte man sich mit der Bereitstellung der notwendigen Server- Infrastruktur für die Datenbank und der Bereitstellung des Zugriffs auf CabDoc an jedem Arbeitsplatz. Die Syntax für eine einheitliche Bezeichnung von Gebäuden, Etagen, Dosenbezeichnungen, Leitungen, usw. wurde festgelegt und im System konfiguriert. In den für die Pilotphase ausgewählten Gebäuden wurden im ersten Halbjahr 2002 umfangreiche Veränderungen an der Kabelinfrastruktur vorgenommen, welche noch nicht dokumentiert waren. So lag es nahe, eine neue Istaufnahme aller Anschlusspunkte an den Arbeitsplätzen und in den Verteilerschränken durchzuführen. Die Verteilerschränke wurden vor Ort direkt in das System erfasst, die Aufnahme in den Büros erfolgte mit Papier und Bleistift und wurde dann ins System übertragen. Festgestellte Unstimmigkeiten und Inkonsistenzen wurden anschließend bereinigt. Nach 10 Arbeitstagen war die Arbeit von zwei Personen beendet und die Kabelinfrastruktur von zwei Gebäuden inklusive aller angeschlossenen Endgeräte im System verfügbar.

Nach erfolgreichem Abschluss einer sich anschließenden Evaluierungsphase baute man gegen Ende 2002 das System weiter aus und dokumentierte die gesamte Netzwerk-Infrastruktur der übrigen Gebäude nach dem Schema, welches sich auch in der Pilotphase bereits bewährt hatte.

Mit Istaufnahme und Ersteinpflege der Daten beauftragte man gleichfalls den Hersteller, von welcher zwei reichlich erfahrene Mitarbeiter das System mit Leben füllten. Der Nutzen, den eine vollständige und aktuelle Netzwerkdokumentation mit sich bringen würde, konnten die Mitarbeiter von AESCULAP bereits im Aufbauprozess erahnen. Istaufnahme bedeutete im Klartext, dass man unter Schreibtische kroch, Bodentanks suchte und Tankdeckel auf- und zuklappen musste, um schließlich der Zielvorgabe der Vollständigkeit und Aktualität des Ergebnisses gerecht zu werden. Unter Wirtschaftlichkeits-aspekten kann nur so das Investment in ein Netzinformationssystem wie CabDoc richtig Früchte tragen, bestätigt Herr Wagner von AESCULAP.

Als Abschluss des Dokumentationsprojektes AESCULAP kam im Sommer 2003 noch die gesamte TK-Verkabelung hinzu, die den ganzheitlichen Dokumentationsansatz bei AESCULAP abgerundet hat.

Gerade in der Telefonkommunikation stieß man bei der Aufnahme auf recht unterschiedliche Historien, die - wie in anderen Unternehmen auch - umgangssprachlich als gewachsene Strukturen bezeichnet werden. Die produktive Technik reichte von 2-Draht-Löt-Klemmleisten über strukturierte Verkabelung bis hin zu drahtlosen Funktelefonen, die flächendeckend in der hochmodernen Benchmark-Factory eingesetzt werden.

Da blieb es nicht aus, dass auch hier zum Teil recht unterschiedliche Beschriftungs- und Bezeichnungsverfahren auftauchten. Erstmals durch die Gesamtdokumentation konnte dies jedoch transparent gemacht werden, was bei zukünftigen Planungen und Änderungen berücksichtigt werden wird. Mit der Hilfe von abgestimmten Beschriftungsgeneratoren läßt sich diese Dokumentations-aufgabe in CabDoc automatisieren.

Für die gesamte Neuerfassung und Einpflege aller Anschlusspunkte, Kabelwege, Verbindungen und Endgeräte waren die Mitarbeiter jeweils ca. 40 Tage beschäftigt. Es war unter dem Strich einfacher, die Daten neu zu erfassen als zeitaufwendig die Unstimmigkeiten und Differenzen der alten Dokumentation abzugleichen und einzubinden. Die alte Dokumentation hat lediglich unterstützend zur neuen Dokumentation beigetragen.

Der laufende Betrieb ermöglicht es dem Administrator nun, sämtliche Veränderungen in der Dokumentation zu kontrollieren, da diese durchgängig protokolliert werden. Fehleingaben lassen sich so zurückverfolgen und frühzeitig korrigieren.

Durch die zentrale Pflege der Dokumentation ist man heute in der Lage, rechtzeitig auf Anforderungen zu reagieren, Planungen der benötigten Ressourcen durchzuführen und den Zeitbedarf für die Fehlersuche zu reduzieren. Das Know-how liegt heute im System und nicht mehr in den einzelnen Köpfen der Administratoren und Installateure. Die alten Zöpfe inkonsistenter, variantenreicher und zeitaufwendiger Dokumentation sind abgeschnitten. Selbst die Mitarbeiter im Service Desk können sich heute ein Bild vom Leitungsweg bis zum Endgerät machen.

Die unternehmensweite Verfügbarkeit erlaubt den Zugriff auf Netzinformationen von jeder vernetzten Workstation - entsprechende Benutzer- und Zugriffsrechte vorausgesetzt. Somit ist CabDoc ein wichtiger strategischer Baustein im IT-Gesamtkomplex bei AESCULAP geworden und fügt sich - getreu dem Slogan "All it takes to operate" - nahtlos in die Unternehmensphilosophie ein.

Zurück zur AESCULAP AG